Pour vous familiariser rapidement avec EASYQUOTE©, nous vous recommandons d’imprimer ce document, et de suivre, dans l’ordre, les étapes qui y sont décrites, ce qui vous permettra d’assimiler rapidement le fonctionnement de EASYQUOTE©. Les données qu’il vous appartient de saisir sont indiquées EN ITALIQUE VERT GRAS

EASYQUOTE© est structuré de manière à vous permettre de calculer les prix pour 3 typologies de voyageurs simultanément (par défaut adultes, jeunes et enfants), logeant en chambres individuelles (adultes seulement), double, triple ou quadruple.

En respectant les instructions ci-après, vous allez calculer un devis fictif, en passant par les étapes principales « de base ».

Dans un deuxième temps, nous aborderons les particularités qui font la puissance de EASYQUOTE©, ces petits détails, du moins en apparence, qui font que EASYQUOTE© sera pour vous un outil indispensable.

EASYQUOTE© n’a pas la prétention d’être le seul outil pour calculer un devis (que ce soit pour un groupe ou pour des individuels), mais il est très certainement le plus convivial, le plus souple, et le plus facile à utiliser.

Mais ça, c’est à vous d’en juger !

Pour ce qui nous concerne, nous allons essayer de vous le prouver ci-après.

Et tout de suite, un petit conseil pour commencer :

pour vous déplacer dans les feuilles de calcul, utilisez toujours, de préférence, la touche

« TABULATION »

(et MAJ + TAB pour revenir en arrière)

Grâce à ce mode de navigation, vous irez exactement là où vous pouvez/devez saisir des données, sans vous égarer dans des cellules protégées où vous ne pouvez rien modifier.

  • Ouvrez le fichier Excel « EASYQUOTE© ». Par défaut, vous vous trouvez sur la page « Démarrage » qui vous recommande d’activer les macros (fermez le fichier et rouvrez-le si vous n’avez pas choisi d’activer les macros), mais aussi d’activer les utilitaires d’analyse de Excel. Ceci est nécessaire pour faire fonctionner EASYQUOTE©.
    Vous verrez en bas de votre feuille Excel les différents « onglets » :
    (illustration Excel sur Mac)


Vous pouvez à tout moment accéder à l’onglet « Help » où il vous suffit de cliquer sur la zone pour laquelle vous souhaitez obtenir une explication.

  • Tout d’abord, dans l’onglet « Ref & Codes » saisissez dans les cellules B4 à C12 les données de votre contrat d’assurance Multirisque, pour obtenir, par exemple :


Lorsque ce tableau est complété, enregistrez EASYQUOTE© comme modèle.
Vous pouvez, bien entendu, laisser ce tableau vide.

Ce qui est par contre indispensable (sauf si vous n’utilisez qu’une seule monnaie pour votre devis), c’est de compléter le tableau des taux de change.
A T T E N T I O N : toujours dans le sens 1 € = xxx devise

Si vous ne connaissez que la conversion dans le sens inverse, un simple clic sur les double-flèches entre les taux de conversion vous permet d’inverser le calcul.

Nous vous laissons le choix des monnaies et des taux de change que vous voulez utiliser pour ce calcul fictif.

LES FEUILLES DE CALCUL

AVERTISSEMENT :
si vous faites du « copier/coller » dans les feuilles de calcul, vous risquez d'altérer la structure même de EASYQUOTE©. Les feuilles étant protégées, un copier/coller NE PEUT PAS être annulé par un « CTRL + Z » !

  • Allez sur l’onglet « P1 ». Vous vous trouvez par défaut sur la cellule D1 où vous entrez la date du jour au format : j/m/a (ou jj/mm/aa), puis validez cette entrée en utilisant la touche TABULATION.
    Une fenêtre de calendrier s’ouvre automatiquement dès que vous cliquez dans une cellule comportant déjà une date (pas une formule) :


Ainsi, plus de risque de saisie erronée du genre 14:03:06 ou autre.

  • Un appui sur la touche « Tabulation » vous amène directement à la cellule I1 où vous indiquez le nombre de participants du devis à calculer. Pour l’exemple, mettez 43
    (les informations « date du devis » et « nombre de personnes » sont répétées automatiquement sur les onglets suivants, mais restent modifiables)
  • Toujours en utilisant TABULATION, vous atteindrez la cellule A3 où vous indiquerez la date de départ du dossier (exemple : 14/10/18).
  • Vous arriverez ensuite aux cellules contenant « Adultes», « Jeunes + 12 » et « Enfants 2 à 12 ans ». Vous pouvez modifier le contenu de ces cellules.
  • Vous saisissez en A5 la date de votre première prestation.
    ASTUCES :

    • ne saisissez pas cette date au format jj/mm/aa, mais saisissez plutôt =A3. Et faites en de même dans toutes les cellules de la colonne A, en faisant toujours un renvoi vers la cellule précédente.
    • si les dates ne sont pas consécutives, rien ne vous empêche de saisir =A3+1 par exemple.
      Validez toujours avec la touche TABULATION.
      Explication : si dans chaque cellule de date vous faites un renvoi vers la cellule de la ligne précédente, il vous suffira, en cas de modification de la date de départ, de corriger uniquement la première cellule de date (A3 sur l’onglet P1) pour que tout soit mis à jour.

La fenêtre de calendrier ne s’ouvre pas si vous retournez dans une cellule dans laquelle vous aurez saisi ce type de formule.

  • Supposons un transfert en car, soit un prix d’achat pour l’ensemble du Groupe. Saisissez en B5 la lettre G (minuscule ou majuscule).
  • Colonne C : une fenêtre s’ouvre automatiquement et vous demande à quelle typologie vous voulez affecter la prestation que vous êtes en train de saisir. Il suffit de cocher les cases correspondantes, et de cliquer sur OK. Si vous ne cochez aucune case, la prestation s’applique par défaut à toutes les typologies.
  • En D5, texte libre : Transfert car domicile-aéroport
  • En E5, le prix d’achat de votre transfert. Exemple : 450
  • En F5, le nombre de transferts (en principe 1, mais si vous le préférez, vous pouvez saisir ici l’aller-retour en mettant un 2, ou bien ne saisir que l’aller, et reprendre le trajet retour dans la chronologie des prestations. À vous de choisir). Vous saisissez donc, au choix, 1 ou 2 (ou plus s’il vous faut par exemple 2 ou 3 cars…).
  • La colonne G vous permet de calculer une marge à chaque ligne de prestations. Pour une marge en valeur fixe, saisissez une valeur supérieure ou égale à 1. Pour une marge en pourcentage, saisissez une valeur inférieure à 1 (ex. pour 15 %, saisissez 0,15). Pour l’exemple, saisissez d’abord 10, observez les résultats dans les colonnes J à S, puis revenez sur la cellule G5 et remplacez 10 par 0,10 et observez à nouveau les résultats des colonnes J à S. (Cette colonne ne sera plus utilisée dans la suite de notre « démarrage rapide », mais rien ne vous empêche de le faire).
  • La touche TABULATION vous amène ensuite à la cellule H5. Une fenêtre s’ouvre automatiquement, et vous y choisissez le code de la monnaie d’achat de votre prestation. Pour notre exemple : EUR

Vous constaterez que toutes les colonnes de J à S, en ligne 5, indiquent le même prix.

  • Toujours en utilisant la touche TABULATION, vous arrivez à A6, où vous saisissez tout simplement =A5
  • La prochaine prestation est un transport aérien. Notre exemple : tarif adulte 325, jeune 295 et enfant 250. En B6, vous saisissez P , puisqu’il s’agit d’un prix par personne, et en C6, vous cochez la case « Adultes », pour ne calculer que le prix adulte.
  • En D6, Transport aérien adulte
  • En E6 : 325
  • En F6 : 1 (s’il s’agit d’un prix net), ou par exemple 0,93 (s’il s’agit d’un prix commissionné à 7%)
  • En H6 : EUR

Remarque : retournez sur la cellule C6, modifiez les cases cochées dans la fenêtre qui s’ouvre, validez, et observez ce qui se passe dans les colonnes N à S de la ligne 6.
Pour les besoins de l’exemple, cochez (ou décochez) à nouveau toutes les cases dans la fenêtre qui s’ouvre en retournant sur la cellule C6.

  • Vous êtes en A7 où vous saisissez =A6
  • En B7 : P
  • En C7 : Cochez la case « Jeunes »
  • En D7 : Transport aérien jeunes
  • En E7 : 295
  • En F7 : 1 ou 0,93
  • En H7 : EUR
  • En A8 : =A7
  • En B8 : P
  • En C8 : Cochez la case « Enfants »
  • En D8 : Transport aérien enfant
  • En E8 : 250

etc…

  • En A9 par exemple : =A8

En B9 : P

En C9 : rien (ne cocher aucune case = appliquer à toutes les typologies)

En D9 : taxes d’aéroport,

etc…

  • Si le prix de transport aérien avait été le même pour les adultes et les jeunes, vous auriez coché les cases « Adultes » et « Jeunes », en consacrant alors la ligne 7 aux enfants

LES HÔTELS

Allez sur l’onglet « Hotels » et complétez les infos. Rappel : pour le logement, les taxes et taxes de séjour, prix par chambre et par nuit, et pour le reste, prix par personne. Et n'oubliez pas d’indiquer pour chaque hôtel la monnaie d’achat en colonne J.

Vous ne pourrez pas quitter cet hôtel sans affecter à chaque hôtel sa monnaie d’achat !

Exemple :

Revenez ensuite sur l’onglet P1 et placez vous sur la cellule D11. Un menu déroulant apparaît à droite de la cellule vous permettant de choisir l’hôtel parmi la liste de ceux que vous avez saisis dans l’onglet « Hotels ». Choisissez l’hôtel « BEAUSÉJOUR ».

  • Il ne vous reste qu’à saisir le nombre de nuits (en E14, puis E24 ou E34), et si vous souhaitez appliquer une marge à chaque type de chambre, utilisez les cellules J, K, L & M des lignes 14, 24 & 34 (tout comme la colonne G des « prestations en ligne »).

ASTUCES :

  • la date d’arrivée à l’hôtel s’affiche automatiquement en fonction des dates des prestations figurant dans la colonne A. Vous pouvez cependant procéder à des ajustements (maximum plus ou moins 5 nuits), par exemple dans le cas du franchissement de la ligne de changement de date ou après un vol de nuit, grâce aux flèches haut/bas situées en marge.
  • vous pouvez également saisir une date « fictive » dans la cellule de la colonne A précédent le « pavé hôtel »

À titre d’aide visuelle, les prix saisis dans l’onglet « Hotels » sont repris dans les cellules à fond bleu ciel des colonnes D à H.

  • Imaginons maintenant que vous souhaitiez connaître le prix avec l’hôtel BELLE ÉTOILE. Allez tout simplement dans la cellule D11, et choisissez cet hôtel dans le menu déroulant. Recalculer un devis avec plusieurs choix d’hôtel est aussi simple que cela.
    Il vous suffit, dans la réalité, de continuer la saisie des données de votre devis…

  • Vous avez complété la ligne 37, et votre devis n’est pas terminé ?
    Allez sur l’onglet P2 et continuez la saisie. Saisissez en A5 un renvoi vers A37 de l’onglet P1 (vous êtes sur A5, vous saisissez = puis vous cliquez sur l’onglet P1 où vous cliquerez dans la cellule A37, puis vous validez, avec la touche TABULATION, bien entendu. C’est tout !)
    Vous pouvez continuer la saisie de votre devis sur la page 2, et ainsi de suite jusqu’à l’onglet P10.
  • N’oubliez pas en bas de chaque page de cliquer sur le bouton « Report page précédente ? »

INFO : Vous pouvez modifier les noms des onglets, à fin de repérer plus facilement les différentes étapes de votre devis.

  • La ligne 39 vous indique le sous-total net dans la monnaie cochée dans le tableau « Ref & Codes » (« boutons radio » en colonne E). Si l’une des monnaies utilisées pour le calcul de votre devis est XYZ, et que vous souhaitez connaître le prix de vente de votre programme dans cette monnaie, cochez tout simplement le bouton à côté de cette monnaie dans le tableau « Réf & Codes ». Les prix des colonnes I à S sont maintenant en XYZ !

Toutes les informations à partir de la ligne 38 ne sont nécessaires que sur la dernière page de votre devis !

  • Vous précisez en E40 le nombre d’accompagnateurs (ou de gratuités à répartir sur le groupe).
  • TABULATION vous amène à I40 pour les frais de l’accompagnateur (indemnités, salaires…)
  • En E41, précisez à l’aide du menu déroulant si l’accompagnateur est en single ou en 1/2 double.
  • I42 : votre « taux de marque » (marge calculée sur le prix de vente et non sur le prix d’achat). Selon le bouton que vous cochez, le calcul se fera sur la ligne 39 (hors frais d’accompagnateur) ou 41 (frais d’accompagnateur inclus).

Cette marge s’ajoutera à celles déjà saisies en colonne G.

  • Si vous préférez être rémunéré sur une base d’honoraires, utilisez la cellule I43. Vous pouvez, bien évidemment, utiliser à la fois un taux de marge ET les honoraires.
  • Vous souhaitez ajouter une assurance Multirisque (selon le tableau complété dans l’onglet « Réf & Codes ») : cochez la case de la cellule I47
  • Vous préférez une assurance en pourcentage : indiquez le taux en E48.

AUCUNE MARGE N’EST AJOUTÉE AUX ASSURANCES !

  • Si votre dossier est soumis à TVA, il vous suffit de cocher la case prévue à cet effet, et d’indiquer en I45 le pourcentage de TVA à appliquer. Votre marge (ligne 44) apparaît alors en « marge nette », et le montant de la TVA en ligne 45.
  • En ligne 49, colonnes J à S, saisissez le nombre de participants par typologie, et vous obtiendrez, à gauche, le volume d’affaire total de votre dossier, ainsi que la marge totale et, le cas échéant, le total de TVA. N’incluez pas le nombre d’accompagnateurs ici, cette ligne ne servant pas à établir le nombre de chambres individuelles, doubles… En outre, l’accompagnateur n’est pas un voyageur « payant ».
  • Vous pouvez imprimer les pages de votre devis en noir et blanc (économie de consommables tout à fait intéressante). Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton « copie Noir/Blanc » présent sur chaque feuille.
  • Et si vous reprenez un ancien devis pur ne pas avoir à ressaisir par exemple les prix des hôtels, effacez la « page de calcul » en cliquant sur le bouton adéquat.
  • Quel que soit le temps qu’il vous faut pour établir un devis avec EASYQUOTE© (ou de quelque manière que ce soit), il est extrêmement rare qu’il soit accepté sur la base de votre première proposition. Il y a toujours de modifications à y apporter (de taux de change, de nombre de participants…). Avec EASYQUOTE©, de tels ajustements ne vous demandent pas plus de 5 secondes pour connaître les nouveaux prix de vente.

Exemple : retournez sur P1, et remplacez en I1 la valeur 43 par 37.

Tous vos prix sont mis à jour instantanément !!!

Une variation des taux de change, un changement d’hôtel ou de prix d’une quelconque prestation vous permet une mise à jour de vos prix de vente tout aussi rapidement.

IMPORTANT : les calculs à partir de la ligne 39 sont ALÉATOIRES tant que vous n’avez pas entré le code de votre licence d’utilisation dans l’onglet « Réf & Codes ».

Un problème, une question, une remarque : sos@easyquote.eu ou contactez-nous via le formulaire en ligne.